Dirbant įmonėje reikia nuolat būti budriam. Būtina sekti įmonės tikslus, vykdyti užsibrėžtas užduotis bei nuolatos tobulėti. Kartais net prireikia papildomų mokymų, kurių dėka pasiekiami efektyvesni rezultatai.

Vienos įmonės norimų pasiekti tikslų užsibrėžimą pradeda metų pradžioje, kitiems patogiau tai daryti vasaros pabaigoje ar kitu metu laiku, priklausomai nuo įmonės veiklos, darbuotojų motyvacijos ar buhalterijos skiriamų nurodymų. Bet visai nesvarbu, nuo kada prasideda naujas sezonas ar metai Jūsų įmonėje, bet vis tiek būna tie reguliarūs veiklos aptarimo pokalbiai su kiekvienu darbuotoju atskirai, kuomet siekiama išsiaiškinti daugelį kamuojančių darbuotojus klausimų bei supažindinti su vadovų nustatytais naujai iškeltais įmonės tikslais. Toks veiksmų planas dažnai vadinamas ir metiniai pokalbiai su darbuotojais. Jiems tenka ruoštis ne tik darbuotojams, bet ir vadovams, ar tiems asmenims, kurie kuruoja šiuos pokalbius.

Kaip didžiulė pagalba tiems, kurie dar niekada nesusidūrę, kas yra ir kaip vykdomi metiniai pokalbiai, yra sukurti specialūs mokymai šia tema. Jų dėka galima sužinoti, kaip darbuotojui padėti pasiekti reikiamų rezultatų, aptarti organizacijos vertybes, suplanuoti veiklos tikslus sekantiems metams bei kaip užtikrinti sistemingą darbuotojo tobulėjimą. Juk šie klausimai retai kada būna aptariama sprendžiant kasdien iškylančius klausimus, todėl geriau juos apkalbėti tam tikslui paskirtą dieną bei valandą.

Teigiama, jog reguliariai vykdomas veiklos aptarimo pokalbis padeda darbuotojui savo kasdieniu darbu prisidėti prie įmonės strateginių tikslų įgyvendinimo. To efektyviai siekia kiekviena įmonės, tad vadovams išklausius iki 16 akademinių valandų trunkančius metinių pokalbių mokymus galima pasiekti greičiau įgyvendinamų įmonės tikslų. Žinių įgavimo metu vadovai sužino, kaip užtikrinti tam tikro padalinio tikslų siekimą visos komandos bendru darbu.

Galiausiai būtina sužinoti ir šį tą daugiau, t.y. statistika rodo, kad po įmonės vadovų išklausytų minimų mokymų ženkliai padidina tikimybę įgyvendinti pasiekti planuojamus rezultatus, kai tik būna įdiegta veiklos vertinimo pokalbių sistema. Jeigu šie tikslai ir Jums koliariuoja, tuomet ilgai nelaukę suskubkite ieškoti reikiamų mokymų ir registruokitės, nes tik tie, kurie nuolat tobulėja pasiekia tikslus sparčiau bei efektyviau.

Apie strateginę sesiją daugelis esame girdėję ar net joje dalyvavę. Visgi vyrauja įvairios nuomonės apie strategines sesijas bei jų teikiamą naudą. Vieni strateginę sesiją vertina kaip formalų ir biurokratinį renginį, kuris yra įtrauktas į organizacijos veiklos nuostatus ir privalomai organizuojamas. Šis požiūris daugiau vyrauja didelėse viešojo sektoriaus organizacijose.

Antri strateginei sesijai neskiria dėmesio ir laiko, kadangi nemano, jog tai padės jų verslui vystytis ir augti. Toks požiūris būdingas mažoms įmonėms, turinčioms kelis darbuotojus ir veikiančioms siauroje veiklos sferoje.

Tretiems strateginė sesija asocijuojasi su Kalėdiniu ar Naujametiniu laikotarpiu, kai po oficialios dalies įvyks laukiama šventė. Ir ketvirtiems – tai svarbi įmonės valdymo dalis, nuo kurios priklauso kaip įmonė vystysis, ko sieks ir kaip save mato darbuotojų bei klientų akimis, ir dar svarbiau – kaip save įsivaizduoja po 3, 5 ar 10 metų.

Šiame straipsnyje supažindinsime su pagrindinėmis strateginės sesijos sąvokomis, pateiksime atsakymus į klausimus: Kodėl svarbus strateginis planavimas? Kokios strateginės sesijos naudos?

Kas yra strateginė sesija?

Strateginė sesija tai aiškią dienotvarkę ir planą turintis renginys, dažniausiai vykstantis einamųjų metų pabaigoje ar bet kuriuo kitu laiku, kai toks poreikis iškyla. Pirmų strateginių sesijų tikslas – apsirašyti pamatinius organizacijos egzistavimo principus. Šis etapas skirtas įmonės savianalizei ir identiteto suformavimui.

Vėlesnių strateginių sesijų tikslas išsikelti ilgalaikius bei trumpalaikius tikslus, planuoti tų tikslų įgyvendinimą, apsirašyti veiklos procesus, įsivesti kasdieninės veiklos vertinimo KPI rodiklius.

Strateginė sesija – tai periodiškai (dažniausiai vieną kartą per metus) vykstantis organizacijos vadovų ir komandos susitikimas, ir tuo pačiu tai nenutrūkstamas planavimo ir įsivertinimo procesas, kurio rezultatas – sklandus organizacijos valdymas ir užsibrėžtų tikslų siekimas.

Kokios yra strateginės sesijos teikiamos naudos?

Pagrindinė ir svarbiausia strateginės sesijos nauda yra organizacijos nuoseklus strateginis valdymas, kai skiriamas laikas ir pastangos apgalvoti, išdiskutuoti ir priimti sprendimus, kurie ne visada yra lengvi ir paprasti. Ir šie sprendimai yra svarbūs organizacijos vystymuisi bei augimui. Strateginės sesijos sėkmė priklauso nuo vadovų požiūrio ir aktyvaus jų pasiruošimo bei darbuotojų ir komandos įsitraukimo į šį renginį.

Vizija, Misija ir Vertybės

Tai dažniausiai girdimos sąvokos, kalbant apie strateginę sesiją. Pirmosios sesijos prasideda būtent nuo šių sąvokų detalizavimo ir apsirašymo. Vizija, misija ir vertybės – tai pamatas, ant kurio stovi įmonė. Tam, kad suprastume „ko norime?“, pirmiausiai turime suprasti „kas esame?“. Tolimesni sprendimai turi būti paremti organizacijos pamatinėmis vertybėmis, kurios atliepia įmonės siekius. Tik tokiu atveju organizacija bus stipri iš vidaus ir galės kurti naudą aplinkiniams.

Kas yra Vizija?

Vizija – tai yra įmonės ateities siekis būti, tapti „kažkuo“ (pvz.: stipriausia įmone savo veiklos sferoje, tam tikrame regione ir pan.).

Kas yra Misija?

Misija – tai įmonės veiklos apibrėžimas, kam tai skirta, kokia vykdomos veiklos vertė klientams, kokius tikslus norite įgyvendinti?

Kas yra Vertybės?

Vertybės – tai pagrindiniai veiklos ir etikos principai, kuriais vadovaujasi įmonė, tiek viduje, tiek išorėje (pvz.: pagarba savo darbuotojams, darbuotojų ugdymas, malonus bendravimas su klientais, socialinė atsakomybė bei iniciatyvos, tvarumas, ekologija ir pan.).

Vizijos, misijos ir vertybių aprašymas

Siekiant lengviau suprasti, kaip teisingai apsirašyti organizacijos viziją, misiją ir vertybes, rekomenduojame atsakyti į žemiau esančius klausimus:

• Kokiu tikslu buvo sukurta organizacija?
• Kuo organizacija yra išskirtinė, geresnė už konkurentus? Kokios yra stiprybės?
• Kokią organizaciją norite matyti po 3, 5 ir 10 metų?
• Kokią vertę organizacijos veikla suteikia savo klientams? Kokius klientų poreikius atliepia?
• Kokią vertę organizacija kuria savo darbuotojams bei aplinkiniams?
• Ką organizacija gali pasiūlyti savo darbuotojams (daugiau nei atlyginimas)? Kaip gali motyvuoti darbuotojus, skatinti jų įsitraukimą ir bendro tikslo siekimą?
• Kokį požiūrį į darbuotojus, į klientus laikysite siekiamybe?
• Kokią nematerialią naudą kuria organizacijos veikla visuomenei? Kokia yra didesnė veiklos prasmė nei tik pelno uždirbimas?

Kai kalbame apie verslą, dažniausiai kalbame apie pelno uždirbimą šiandien ir ateityje, nes tai viena esminių sąlygų egzistuoti įmonei. Kai kalbame apie verslo augimą ir vystymąsi, turime žvelgti šiek tiek plačiau ir toliau, kadangi pinigai yra tik priemonė pasiekti užsibrėžtus tikslus. Tam, kad galėtume planuoti ateitį, tvarų įmonės augimą, turime išsikelti aukštesnius tikslus, surasti prasmę, dėl ko tai darome.

Ir šis etapas neturėtų būti laikomas formaliu, tai vienas svarbiausių organizacijos identiteto formavimo etapų, kuris vėliau yra reikšmingas, siekiant pritraukti ir išlaikyti talentus, didinti autoritetą, stiprinti prekės ženklą ir pan.

Tikslų išsikėlimas ir jų siekimas

Trumpalaikiai ir ilgalaikiai tikslai

Strateginės sesijos metu sudaromas planas – žemėlapis, kuriuo eis įmonė trumpuoju ir ilguoju laikotarpiu. Kai žinome, koks yra pagrindinis įmonės tikslas – siekiamybė arba kitaip vizija, tuomet galima planuoti ir dėlioti tarpinius – mažesnius tikslus, kurių įgyvendinimas priartins prie pagrindinio tikslo. Dažniausiai tikslai pradedami formuoti antros ar trečios sesijos metu, pasiekus tam tikrą įmonės brandą, ir apsibrėžus įmonės identitetą.

Ankščiau iškeltų tikslų įgyvendinimas

Dar vėliau sesijų metu apžvelgiami anksčiau išsikelti tikslai ir kaip sėkmingai pavyko ar nepavyko juos įgyvendinti, kokios priežastys tai lėmė, ir atsižvelgus į šias priežastis atliekami koreguojantys veiksmai, procesų tobulinimai ir pan.

Papildomos priemonės tikslų siekimui

Dažnai į įmonės tikslus yra įtraukiamas veiklos efektyvumo ir darbo našumo didinimas, finansinių išteklių valdymas, biudžeto planavimas. Šių tikslų įgyvendinimas reikalauja papildomų priemonių įtraukimo į įmonės veiklos valdymą: procesų valdymas, projektų valdymas, pokyčių valdymas, rizikų valdymas, naujų technologijų diegimas ir pan.

Išsikeltų tikslų įgyvendinimo nuoseklumas

Tikslų išsikėlimas ir jų įgyvendinimas turi būti nuoseklus, t.y. vienu metu dirbama viena kryptimi, diegiamas naujas projektas, įvedamas naujas procesas ir pan. Šiuo atveju galioja taisyklė: mažiau yra daugiau, siekiant išvengti chaoso ir darbuotojų pasipriešinimo.

Veiklos procesų stebėjimas ir vertinimas – KPI rodikliai

Strateginės sesijos metu aktyviai analizuojama ir planuojama įmonės veikla. Visgi, kad planai neliktų tik planais, sesijos pabaigoje turi būti:

• apibendrinti priimti sprendimai ir dar kartą aiškiai pristatyti sesijos dalyviams,
• paskirstytos atsakomybės bei terminai, per kuriuos sutarti darbai bus atlikti.

Ir žinoma, priimti sprendimai turi būti pradėti vykdyti. Norint efektyviai valdyti įmonės veiklos procesus bei įvertinti, kaip sekasi siekti užsibrėžtų tikslų, rekomenduojame į kasdieninį veiklos vertinimą įvesti KPI rodiklius.

KPI rodikliai leidžia tinkamai įvertinti progresą ir greitai reaguoti į situaciją, kai progresas jūsų netenkina. Periodinis tikslų įgyvendinimo stebėjimas ir vertinimas leidžia savalaikiai imtis papildomų priemonių ar reikalingų korekcijų, nelaukiant kitos strateginės sesijos.

Kokia yra strateginės sesijos įtaka organizacijos valdymui?

Kaip sėkminga kelionė yra kruopštaus bei detalaus planavimo rezultatas, t.y. kuo daugiau laiko skiriame planavimui, tuo sklandesnė bus kelionė. Taip ir sėkmingas įmonės valdymas prasideda nuo strateginio planavimo, kuris vyksta strateginių sesijų metu. Visada lengviau nueiti ten ir pasiekti tai, kai turime aiškiai įvardintą tikslą, ir aptartus to tikslo įgyvendinimo būdus ar priemones, atsakingus asmenis ir įvardintus terminus.

Vis dėlto, net ir planuodami svarbius įmonės valdymo žingsnius, turime išlikti lankstūs ir gebėti prisitaikyti prie besikeičiančių vidinių bei išorinių aplinkybių. Tačiau net ir įvesti pokyčiai turėtų vesti link pagrindinio įmonės tikslo.

Taigi strateginės sesijos yra svarbi ir būtina įmonių strateginio valdymo dalis, kuri užtikrina veiklos nuoseklumą ir tęstinumą, tvarius ir apgalvotus sprendimus. Visa tai leidžia įmonei augti bei tobulėti.

ERP (verslo valdymo sistema) – vis dažniau versle naudojamas IT sprendimas. Jau žinantiems apie šių sistemų savybes ir privalumus, dažnai kyla klausimas apie jų poreikį. Natūralu, kad prieš priimant kai kuriuos sprendimus, pagalvojame, ar išlaidos įgyvendinant šiuos sprendimus bus vertos jų suteikiamos naudos. Šiame straipsnyje aptarsime, kada iškyla ERP sistemų poreikiai.

• Jei pagrindinė veiklos sritis yra gamyba

Nors ERP sistemos apima įvairių verslo veiksmų valdymą, tačiau pagrindinė jų orientacija yra gamybos procesai. Daugiausia dėmesio šiose sistemose skiriama informacijai apie produkciją, žaliavas, gamybos eigą, likučių valdymą ir kitiems rodikliams, kurie būdingi gamybos įmonėms.

• Jei įmonė turi kelis padalinius

Efektyvaus informacijos prieinamumo ir pasidalinimo klausimas ypač aktualus, kai įmonėje vykstantys procesai susiję su keliais padaliniais ar sandėliais. Šiuo atveju labai svarbu, kad duomenys būtų prieinami skirtinguose padaliniuose dirbantiems darbuotojams. Be abejo, tai daug patogiau, kai reikiamai informacijai gauti nereikia atlikti skambučių ar dokumentų paieškos, o pakanka įsijungti kompiuterį ar kitą įrenginį.

• Jei įmonėje dirba didelis skaičius darbuotojų

Daug darbuotojų turinčioms įmonėms kartais nemenka problema tampa efektyvus pareigybių ir darbo laiko apskaitos klausimas. Kai kuriais atvejais besidubliuojančios pareigybės ar ne tikslingai paskirstomas darbo laikas tampa netgi problema. Naudojant ERP sistemas šių nesklandumų išvengiama, o kartais net atsiranda galimybė sumažinti darbuotojų skaičių.

• Jei įmonės veikloje neišvengiama klaidų

Tokios klaidos, kaip neteisingas žaliavų paskirstymas ar nesklandumai išvežant pagamintą produkciją, dažniausiai atsiranda dėl komunikacijos tarp skirtingų įmonės padalinių stokos. ERP sistemų dėka, kai šie procesai valdomi daug lengviau ir efektyviau, šių klaidų išvengiama.

Plačios ERP sistemų panaudojimo galimybės ir jų suteikiama nauda neabejotinai gali tapti bet kurios gamybos įmonės kelio į gerus verslo rezultatus pagrindu.